Datenschutz

Stand: 15.09.2026

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, wie die Fuhrparkmanagement Ruhr GmbH personenbezogene Daten verarbeitet. Sie gilt für

• unsere Website fuhrparkmanagement.ruhr,
• Anfragen per Telefon, E-Mail, WhatsApp und Kontaktformular,
• unsere Unternehmensauftritte in sozialen Netzwerken,
• unsere Geschäftsbeziehungen zu Kunden, Interessenten und Dienstleistern,
• die Betreuung von Fahrzeugen und Fahrern, einschließlich aller Formulare wie Schadensmeldung, Übergabe- und Rückgabeprotokoll, Führerscheinkontrolle und Unterweisungsnachweise, sowie
• Bewerbungen.

Verweist eines unserer Formulare auf diese Datenschutzerklärung, gelten dafür insbesondere die Abschnitte 3, 8 und 10 bis 15.

2. Verantwortlicher

Fuhrparkmanagement Ruhr GmbH
Geschäftsführer: Sobhe Omairat
Heinrich-Silkenbömer-Straße 10
59394 Nordkirchen
Telefon: 02596 9394736
E-Mail: info@fuhrparkmanagement.ruhr

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter diesen Kontaktdaten erreichen.

3. Unsere Rolle: Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter

Wir betreuen Fahrzeuge im Auftrag von Unternehmen. Dabei kommt es darauf an, wer über Zweck und Mittel der Verarbeitung entscheidet.

Soweit wir personenbezogene Daten ausschließlich nach Weisung unseres Kunden verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Das betrifft etwa die Führerscheinkontrolle oder die Verwaltung von Fahrerdaten für den Arbeitgeber. Verantwortlich ist dann der Kunde, in der Regel Ihr Arbeitgeber oder der Fahrzeughalter. Maßgeblich sind in diesem Fall dessen Datenschutzhinweise. Anfragen, die uns dazu erreichen, leiten wir an den Kunden weiter.

Soweit wir eigene Zwecke verfolgen, sind wir selbst Verantwortlicher. Das gilt insbesondere für unsere Website, die Kommunikation mit Ihnen, die Vertragsabwicklung und Abrechnung, die Organisation von Schadensfällen gegenüber Werkstätten, Sachverständigen, Versicherern und Leasinggebern sowie die Sicherung und Durchsetzung eigener Ansprüche.

4. Website

4.1 Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, gehostet. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website werden automatisch technische Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browser und Betriebssystem. Das ist für die Auslieferung der Website und die Abwehr von Angriffen erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Website. Die Logfiles werden nach den Vorgaben von IONOS gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

4.2 Verschlüsselung

Die Website nutzt eine TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen sie an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile.

4.3 Cookies und Einwilligungsverwaltung

Wir verwenden nur Cookies und vergleichbare Technologien, die für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und für die anschließende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für die Verwaltung Ihrer Cookie-Einstellungen nutzen wir das WordPress-Plugin „GDPR Cookie Consent“. Es speichert Ihre Auswahl in Cookies auf Ihrem Endgerät für bis zu elf Monate. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis von Einwilligungen) sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ ändern.

Analyse- oder Marketing-Tools setzen wir derzeit nicht ein. Sollte sich das ändern, geschieht das nur mit Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Datenschutzerklärung wird dann vorher ergänzt.

4.4 Schriftarten

Die auf unserer Website verwendeten Schriftarten sind lokal auf unserem Server eingebunden. Beim Aufruf der Website wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Schriftanbietern aufgebaut.

4.5 Bildauslieferung über Jetpack

Zur schnelleren Auslieferung von Bildern nutzen wir die Funktion „Site Accelerator“ des WordPress-Plugins Jetpack. Anbieter ist die Aut O’Mattic A8C Ireland Ltd., Grand Canal Dock, 25 Herbert Place, Dublin, D02 AY86, Irland, verbunden mit der Automattic Inc., USA. Beim Laden der Bilder wird Ihre IP-Adresse an Server von Automattic übermittelt, auch in die USA. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in kurzen Ladezeiten. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, im Übrigen auf Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: https://automattic.com/privacy/

4.6 Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben wie Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung von Anfragen. Die Daten werden gelöscht, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Kommunikation per Telefon, E-Mail und WhatsApp

Wenn Sie uns anrufen, eine E-Mail schreiben oder eine Nachricht senden, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt der Kommunikation zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser E-Mail-Postfach wird von IONOS SE im Auftrag betrieben.

Für die Kommunikation per WhatsApp nutzen wir WhatsApp Business. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, ein Unternehmen der Meta-Gruppe. WhatsApp verarbeitet dabei Ihre Telefonnummer, Ihren Profilnamen, Metadaten und die Nachrichteninhalte, die Ende-zu-Ende-verschlüsselt übertragen werden. Metadaten können auch in die USA übermittelt werden. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, im Übrigen auf Standardvertragsklauseln. Die Nutzung ist freiwillig. Sie können uns jederzeit auch per Telefon oder E-Mail erreichen. Bitte senden Sie uns über WhatsApp keine Ausweis-, Führerschein- oder Gesundheitsdaten. Weitere Informationen: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

Wir weisen darauf hin, dass unverschlüsselte E-Mails auf dem Übertragungsweg von Dritten gelesen werden können. Für vertrauliche Unterlagen stimmen Sie bitte vorher einen sicheren Übertragungsweg mit uns ab.

6. Unternehmensauftritte in sozialen Netzwerken

Wir betreiben Unternehmensauftritte auf Instagram und LinkedIn, um über unser Unternehmen zu informieren, mit Interessenten in Kontakt zu treten und Bewerber zu erreichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Öffentlichkeitsarbeit und der Personalgewinnung. Auf unserer Website verlinken wir diese Auftritte nur. Beim bloßen Besuch unserer Website werden keine Daten an die Netzwerke übertragen.

Die Netzwerke verarbeiten Ihre Daten beim Besuch unserer Auftritte nach eigenen Regeln, auch zu Werbezwecken und auch in den USA. Darauf haben wir keinen Einfluss. Ihre Rechte können Sie am wirksamsten direkt beim jeweiligen Anbieter geltend machen, da nur dieser Zugriff auf die Daten hat. Wir unterstützen Sie dabei.

6.1 Instagram

Anbieter ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland (Meta). Für die Verarbeitung im Rahmen der Statistikfunktion „Insights“ sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich nach Art. 26 DSGVO. Wir erhalten dabei nur zusammengefasste Statistiken, aus denen wir keine Rückschlüsse auf einzelne Personen ziehen können. Meta hat nach der gemeinsamen Vereinbarung die primäre Verantwortung für diese Verarbeitung übernommen und ist Anlaufstelle für Ihre Rechte: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum. Datenschutzrichtlinie von Instagram: https://privacycenter.instagram.com/policy

6.2 LinkedIn

Anbieter ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Für die Statistikfunktion „Page Insights“ sind wir mit LinkedIn gemeinsam verantwortlich nach Art. 26 DSGVO. Die Vereinbarung finden Sie unter https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum. Datenschutzrichtlinie von LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

6.3 Fotos und Videos

Personen, die auf unseren Beiträgen erkennbar sind, zeigen wir nur mit deren Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wir entfernen den Beitrag dann in angemessener Frist. Kennzeichen und Fahrzeuge unserer Kunden zeigen wir nur mit deren Zustimmung oder unkenntlich.

7. Kunden, Interessenten und Geschäftspartner

Wir verarbeiten Namen, Funktion, Kontaktdaten und Kommunikationsinhalte der Ansprechpartner unserer Kunden, Interessenten, Werkstätten, Autohäuser, Leasinggesellschaften, Versicherer, Sachverständigen und sonstigen Dienstleister. Das dient der Anbahnung und Durchführung von Verträgen, der Abrechnung und der laufenden Zusammenarbeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen, für das Sie tätig sind. Buchhaltungsunterlagen bewahren wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO auf.

8. Fuhrparkbetreuung, Fahrer und Formulare

8.1 Welche Daten wir verarbeiten

Bei der Betreuung von Fahrzeugen verarbeiten wir je nach Vorgang insbesondere folgende Daten:

• Fahrer und Fahrzeugnutzer: Name, dienstliche Kontaktdaten, Arbeitgeber, Zuordnung zum Fahrzeug, Unterschrift,
• Fahrzeugdaten: Fahrzeug-Identifizierungsnummer (FIN), Kennzeichen, Modell, Kilometerstand, Zustand, Fotos, Termine und Vertragsdaten,
• Führerscheinkontrolle und Unterweisungen: Führerscheinklassen, Gültigkeit, Datum und Ergebnis der Kontrolle, Teilnahme an Unterweisungen,
• Schadensfälle: Datum, Uhrzeit, Ort, Hergang, Fotos, Angaben zur Polizei und zum Aktenzeichen, Gutachten und Rechnungen,
• Beteiligte Dritte: Name, Kontaktdaten, Kennzeichen, Versicherung und Anschrift von Unfallgegnern, abweichenden Haltern und Zeugen,
• Behördliche Vorgänge: Anhörungsbögen, Halteranfragen, Zulassungsvorgänge.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten fragen wir nicht ab. In der Schadensmeldung erfassen wir nur, ob es einen Personenschaden gab. Einzelheiten zu Verletzungen klären die Beteiligten direkt mit dem Versicherer oder einem Rechtsanwalt.

8.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten diese Daten, um Fahrzeuge zu verwalten, Übergaben und Rückgaben zu dokumentieren, Schäden aufzunehmen und deren Abwicklung zu organisieren, Fristen zu überwachen und Ansprüche zu sichern oder abzuwehren. Rechtsgrundlagen sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse und das des Fahrzeughalters liegen im ordnungsgemäßen Betrieb der Fahrzeuge, in der Regulierung von Schäden, in der Erfüllung von Halterpflichten sowie in der Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen, etwa Aufbewahrungspflichten,
• Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO, falls im Einzelfall doch besondere Kategorien von Daten betroffen sind und diese zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Soweit wir dabei im Auftrag des Fahrzeughalters handeln, gilt Abschnitt 3.

8.3 Pflicht zur Bereitstellung

Eine gesetzliche Pflicht, uns die Daten zu geben, besteht nicht. Ohne die Angaben können wir einen Schaden aber nicht aufnehmen, eine Übergabe nicht dokumentieren und Ansprüche gegenüber Versicherern nicht durchsetzen. Pflichten gegenüber Ihrem Arbeitgeber oder dem Fahrzeughalter, etwa zur Schadensmeldung oder zur Führerscheinkontrolle, bleiben davon unberührt.

8.4 Herkunft der Daten

Soweit wir Daten nicht bei Ihnen selbst erheben, stammen sie vom Fahrer, vom Fahrzeughalter oder Arbeitgeber, von Unfallbeteiligten und Zeugen, von Polizei und Behörden, von Versicherern, Leasinggesellschaften, Werkstätten und Sachverständigen. Das gilt insbesondere für Unfallgegner und Zeugen, deren Daten uns der Fahrer über die Schadensmeldung mitteilt.

8.5 Empfänger

Wir geben Daten nur weiter, soweit das für den jeweiligen Vorgang erforderlich ist, an

• den Fahrzeughalter oder Arbeitgeber,
• Versicherer, auch die Versicherung des Unfallgegners,
• Leasing- und Mietgesellschaften,
• Werkstätten, Autohäuser, Abschlepp- und Reifendienste,
• Kfz-Sachverständige,
• Rechtsanwälte, die vom Fahrzeughalter oder von uns beauftragt sind,
• Behörden wie Zulassungsstellen, Bußgeldstellen und Polizei,
• unsere Steuerberatung sowie
• IT-Dienstleister nach Abschnitt 10.

8.6 Speicherdauer

Wir speichern die Daten, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Danach bewahren wir sie auf, solange noch Ansprüche geltend gemacht werden können. Das sind regelmäßig drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Unterlagen mit steuer- oder handelsrechtlicher Bedeutung bewahren wir so lange auf, wie § 257 HGB und § 147 AO es vorschreiben. Endet die Zusammenarbeit mit dem Fahrzeughalter, geben wir Daten, die wir in seinem Auftrag verarbeitet haben, an ihn zurück oder löschen sie nach seiner Weisung.

9. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen und Kommunikationsdaten für die Entscheidung über das Beschäftigungsverhältnis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Kommt keine Anstellung zustande, löschen wir Ihre Unterlagen in der Regel sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens. So können wir uns gegen etwaige Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz verteidigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine längere Speicherung für künftige Stellen erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung. Bitte senden Sie uns keine Angaben zu Gesundheit, Religion oder ähnlich sensiblen Themen.

10. Dienstleister und Übermittlung in Drittländer

Wir setzen Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, etwa für Hosting, E-Mail, Datenspeicherung, Bürosoftware und KI-gestützte Text- und Dokumentenbearbeitung. Mit ihnen bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023 zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist, oder es sind Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

11. Speicherdauer allgemein

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine besondere Frist genannt ist, löschen wir personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen, etwa zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenden Sie sich dazu an die Kontaktdaten in Abschnitt 2.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

13. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
https://www.ldi.nrw.de

14. Keine automatisierte Entscheidung

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen (Art. 22 DSGVO).

15. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf https://fuhrparkmanagement.ruhr/datenschutz/ veröffentlichte Fassung. Auf Wunsch senden wir Ihnen diese Datenschutzerklärung auch in Papierform zu.